需要发起人事先批准的项目变更

需要发起人事先批准的项目变更

的 事先审批矩阵 总结需要联邦机构批准的项目变更以及那些可以在内部批准和/或跟踪的项目变更. 所提供的信息是针对每个联邦机构的. 任何需要赞助商批准的请求都必须使用 维拉 电子科研管理系统. 有关申请程序的指引，可参阅该系统的“奖励表格”一栏的“帮助提示”.

1. 预算的修正

大多数发起人都明白在坚持提案预算方面需要灵活性，并允许主要研究人员(pi)在没有机构批准的情况下更改各种行项目, 只要这些变更不影响工作范围. 这意味着许多预算类别的实际支出可能与最初的提议不同. 然而, some sponsors may place limitations on shifts into or out of certain expense categories; may not allow any single expense category to be “overdrawn;” or may limit the budget changes to a certain dollar amount or percentage. 因为重新编制预算是一种契约变更, 当需要发起人事先批准预算变更时, 申请必须通过赞助项目办公室(百)提出。. 在下列情况下，一般应要求事先批准:

• 如果重新编制预算将涉及将大量款项转入或移出预算类别-通常是直接费用总额的25%或250美元中较小者,000. 唯一的例外是美国国立卫生研究院的模块化资助，当范围保持不变时，国家科学基金会的资助范围保持不变.
• 如果重新预算将导致工作范围的变化，而不管重新预算的金额是多少.

2. 无成本(时间)延期(NCTE或NCE)

如果PI认为项目可以用剩余的资金完成，但需要更多的时间来完成工作, 他或她必须要求正式延长项目的结束日期, 被称为“无成本扩展”.许多联邦机构现在允许一次性的12个月的自动延期，只要通知提供给该机构 在奖励终止日期前至少10-30天 (见 自民党矩阵); such notifications must be submitted by 百. 其他机构可能需要正式的延期申请, 哪些必须提交给百审核, 签字后按规定报送资助机构 APM 45.14. A justification for why the project needs additional time must be provided; “spending out” the remaining funds is not an acceptable justification.

3. 补充资金申请

If, 在项目的过程中, PI认为需要补充资金来完成这项工作, 他或她必须以提案的形式向机构提交补充资金申请，概述要做的工作和所需的额外资金. 预算和预算叙述应该包括在内. 任何补充资金的请求都应通过维拉和 要求与标准提案相同的批准.

4. 拟议研究的实质更改(范围更改)

与最初提议和批准的研究相比，研究的重大变化总是需要发起人的通知和/或批准. 在以下情况下，建议pi尽快与项目官员联系:

目标或应对的变化

在未事先征得发起人同意的情况下，不得改变所研究的现象和提案中所述的项目目标. 此类变更应以书面形式向保荐人提出，并由百的授权组织代表(AOR)会签.

方法的改变

项目负责人可能希望在项目实施过程中寻找有趣和重要的线索，或者采用一种似乎更有希望实现项目目标的替代方法. 在这些情况下, PI应与项目官员联系，以确定是否需要正式批准.

重大变化、延迟或不寻常的事件

当项目负责人发现可能影响实现项目目标或满足原始提案中列出的任何时间表的能力的任何延误或不利条件时，他或她应与项目官员联系. 当项目过程中发生任何不寻常的事件时，也应通知项目官员.

5. 项目负责人(共同负责人，关键人员)工作水平的变化

赞助方决定支持或不支持提案，在某种程度上是基于对项目负责人对研究领域的知识和开展项目的能力的评估. 因此，如果PI、Co-PI或关键人员:

• 在工作上投入的精力(减少25%)比批准的提案中预期的要少得多;
• leaves 大学; or
• 否则放弃对项目的主动指导

在提出申请时，必须向百提供系主任和/或学院院长的批准声明. 所有这样的PI变化需要CV(生物草图)和, 取决于赞助商, 为提议的新PI准备的当前和待定的支持表格.

a. 缺少PI

如果PI将离开项目超过三个月, 应安排对项目进行临时监督，并向发起人发出正式的批准请求. 这些信息应尽可能提前以书面形式提供给项目官员, 并由百会签. 项目官员通常对此类安排提供书面批准. 如果安排不令人满意，则可以终止奖励.

b. 向365滚球官网或从365滚球官网转学奖学金

赞助资金的奖励是给机构的，而不是直接给PI. 出于这个原因, 当PI希望将奖励转移到大学或从大学转移时, 必须寻求适当的机构批准. PI有责任通知部门管理员, 百, 并让他或她的项目经理尽快提醒他们需要调任. 除非PI符合最新的所有技术或进度报告要求，否则不得进行转让.

转让奖励和设备(如有) 从 把大学搬到PI的新机构, 请填写“奖学金/设备转移至新院校表格” PI转职/退休表格 网页，并传送给适当的人员审批. 正式放弃奖学金必须以书面形式提交，并由大学的AOR签署, 百的主管.

如果奖品及其相关设备将被转移 to 大学, 原来的机构必须正式放弃对赞助商的奖励，并提供最终的财务报告. 如果担保人同意, 然后，他们将把奖学金的余额重新发放给365滚球官网. 连同获奖文件一起, PI必须向365滚球官网提供经批准的预算和工作范围 维拉. 在收到所有这些项目之前，百不会处理安装合同.

当被授予的奖项有相关的设备需要转移时, 必须特别注意设备是归属于机构还是归属于赞助商. 如果设备归属于赞助商或被认为是“联邦所有”,，那么在UI验收之前，需要收到赞助商对设备转移的批准. 该部门负责与 UI资产管理 和百确保在UI库存系统中正确标记.

6. 设备不在原预算之内

申请联邦奖励, 当PI希望购买一项资本设备(定义为成本为5美元)时，通常不需要请求赞助商批准,000 or more and with a useful life of one or more years); however, 如果设备不在原始提案提交中, 这种许可可能是必需的. 请查看 事先审批矩阵 或您的奖励文件，以验证机构的要求.

非联邦奖励可能更具限制性, 最好和机构的签约官员确认是否需要正式的批准. 任何此类正式批准请求必须在提交之前由百的AOR会签.

关于巴特尔能源联盟/爱达荷国家实验室(INL)奖项的特别说明:

所有的装备都归赞助商所有, 该机构对设备的定义并不局限于超过5美元的物品,000. 如果采购的设备不在原建议书中，则需要以合同修正案的形式获得代理机构的正式批准. 合同终止时, 所有用奖金购买的设备必须退还, 转移到另一个可以使用该设备的BEA/INL项目或(很少)转移到另一个适当的联邦项目.

7. 原预算之外的分包

在大多数情况下，发起人必须批准未在原始提案中确定的分包合同. 必须提供分包商的适当文件，以便百提交代理批准的请求. 该文档包括:

• 分包商授权官员出具的支持信
• 工作说明
• 分包商部分工作的预算和预算合理性
• UI部分工作的修订预算
• PI的求职信，解释分包合同的必要性，以及UI的工作范围如何改变以适应分包合同